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アパート経営に必須の帳簿。自主管理のために押さえたい、確定申告に必須な帳簿の種類と記帳方法の知識

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【目次】

アパート経営において必ず記帳しなければならない帳簿の意味と、その理由。税理士に依頼しなくても差し支えない帳簿の基本を理解しよう

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・帳簿を作成する意味

アパート経営に限らず、事業を行う場合は、帳簿の記帳と保存が義務化されています。では、なぜ帳簿を作成しなければいけないのでしょうか。
どんな事業でも、収入や支出は必ずしも同じタイミングで発生するものではなく、また、お金が増えたといっても、「収入」と「利益」は全くの別物だからです。このように複雑になりがちなお金の流れを一目でわかるようにまとめておくのが帳簿の役割です。
そのため、1年間の事業所得を正確に計算するためにも帳簿が必要となります。この事業所得が正確に分からないと毎年の確定申告ができず、税金の計算もできません。つまり、帳簿は納めるべき税金の根拠となる書類ということです。

・帳簿の記帳・保存を怠ると、さまざまなデメリットにつながる

帳簿を正しく記帳することで、各種税金の支払いを抑えることができるなど節税対策にもつながります。
一方で、アパート経営を考えるうえでも重要な役割を果たします。無駄な出費はないか、空室で家賃収入が減ってしまった場合に、どんな対策を講じればよいかを考える根拠の一つとしても使用できます。そのため、手間はかかりますが正確に記帳することが望まれます。

・帳簿の基本

帳簿の記帳方法は、「単式簿記」「複式簿記」の2通りがあります。

【単式簿記】
ひとつの取引をひとつの勘定科目で記載し、現金残高を含めた入出金を把握する。

【複式簿記】
ひとつの取引を借方/貸方と2方向からの目線で記載し、さらに複数の勘定科目(資産、負債、純資産、費用、収益など)を使用することで、収支だけでなく事業の損益状態を把握する。

単式簿記、複式簿記のいずれも帳簿を記帳する際は、売上や経費が発生したタイミングで記帳します。それを月ごとで集計し、さらに年間でまとめます。

確定申告の方法によって分かれる帳簿の種類。自主管理するために知っておきたい、白色申告、青色申告における帳簿付けのポイント

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・白色申告と青色申告

専業・兼業に関わらず、アパート経営に関する確定申告は、「白色申告」、「青色申告」のどちらかを選択します。
「白色申告」は税制上のメリットはありませんが、帳簿も単式簿記で作成して問題ありません。申告にあたっては、帳簿を作成し、その帳簿をもとにした損益の集計と、確定申告書を提出するだけで完了です。
「青色申告」は、基本的に複式簿記による帳簿が必要になりますが、税制上のメリットとなる控除が受けられます。控除額によっては、複式簿記での帳簿作成の必要がない場合もあります。ただし青色申告の場合は、控除額に関わらず、事前に「個人事業の開業・廃業等届出書」と「所得税の青色申告承認申請書」を税務署に提出しておかなければなりません。

・白色申告の記帳ポイントとデメリット

帳簿は出入金があるごとに記帳するのが理想的です。申告方法が簡単なので、白色申告を選んでしまいそうになりますが、特別控除が受けられないほかに、赤字の繰越による税制の優遇や、家族への給与である専従者給与を経費として扱える上限が配偶者は86万円、その他の親族は50万円までというデメリットがあります。

・青色申告で控除を受けるために必要な手順と帳簿の種類

青色申告には、10万円、55万円、65万円と、3種類の控除という税制上のメリットがあります。そのうちの10万円の控除を受ける場合は、白色申告と同様、単式簿記による帳簿づけで青色申告用の書式に記入し、提出すれば受けられます。赤字が3年繰り越せるうえ、専従者への給与は経費として計上することも可能で、30万円未満であれば一括での経費計上も可能になるというメリットがあります。

青色申告のメリットを最大限に生かせる帳簿付け。複式簿記で複数帳簿に記帳するコストを考え、会計ソフト利用も検討

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・控除額65/55万円を受けるために必要な帳簿の種類

前述した10万円の控除のほか、青色申告には55万円、65万円の控除もあります。これらを受けるためには、複式簿記による帳簿作成が必要になります。仕訳や借方・貸方、勘定科目といった簿記の知識が必要となるため、ハードルも上がります。
帳簿も、青色申告決算に必要となる損益計算書と貸借対照表作成のための「主要簿」のほか、日々の事業に関わる取引を記録していく「補助簿」を作成しなければなりません。

【主要簿】

  1. 仕訳帳 … すべての取引を日付順に記載した帳簿
  2. 総勘定元帳 … すべての取引を勘定科目ごとに記録する帳簿

【補助簿(主なもの)】

  1. 現金出納帳 … 現金の管理をする帳簿
  2. 預金出納帳 … 銀行預金の動きを管理する帳簿
  3. 売上帳 … 売上を管理する帳簿
  4. 売掛・買掛帳 … ツケ(掛け)による取引を記録した帳簿
  5. 固定資産台帳 … 所有する固定資産を管理する帳簿

また55万円と65万円の控除額の違いは、申告方法が紙か電子かによるものです。主要簿を電子帳簿で保存することに加え、確定申告の書類提出に国税電子申告・納税システム「e-Tax」を使用することで、控除額が55万円から65万円に上がります。

・難易度の高い複式簿記による帳簿付けの手順、会計ソフトでの管理も考慮

帳簿への記帳作業は基本的に毎日で、以下のような手順になることが一般的です。

【帳簿の記帳手順】
①発生した取引をそれぞれの補助簿に記帳する
②補助簿の内容を時系列に仕訳帳にまとめる
③仕訳帳をもとに、総勘定元帳に記帳する
※確定申告では、①~③をもとに青色申告決算書を作成する

経理業務経験のある方であれば問題はないと思いますが、帳簿の作成には時間と労力を消費します。現在は、会計ソフトを使用することも多くなっていますが、会計ソフトによる帳簿作成の場合でも、簿記のルールをある程度理解していないとできません。
そのため、時間や手間を考え、税理士への依頼も検討することをおすすめします。ただし、会計ソフトもかなり便利になっていますので、オーナー様がどこまでの作業をするのか、税理士とよく相談することが望ましいと考えます。


【まとめ】
帳簿は税金の算出を目的に確定申告に使用されるものですが、記帳・保存は義務化されていますので、必ず作成しましょう。帳簿を作成することは健全なアパート経営にもつながると考えられます。また、確定申告には白色申告と青色申告があり、青色申告は白色申告と比べて控除される金額も上がります。控除額が上がるとともに帳簿作成は難易度が増しますが、会計ソフトなどを利用する、税理士に依頼するなどして、節税を心がけるようにしましょう。

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